6. marts 2019

Tidens Samling dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er
relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontakt oplysninger på den dataansvarlige
Tidens Samlings dataansvarlige: Cæcilie Ning Hage
Adresse: Tidens Samling, Kulturmaskinen, Farvergården 7, 3., 5000 Odense C
Telefonnr.: 65911942
E-mail: ts@tidenssamling.dk
Website: www.tidenssamling.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlems/relations-oplysninger på medlemmer af Støtteforeningen samt medlemmer af Driftsforeningen:
• Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontakt oplysninger som navn, adresse, seneste betalingsdato, telefonnummer og mailadresse.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen

2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer i Støtteforening og Driftsbestyrelse:
• Almindelige personoplysninger: Kontakt oplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Ingen

3) Medarbejdere; fastansatte, praktikanter, omvisere
• Almindelige personoplysninger: Kontakt oplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Andre oplysninger som tillidsposter og andre hverv i relation til jobbeskrivelsen
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Fagforenings medlemskab, CPR til brug ved udbetaling af løn

4) Frivillige
• Almindelige personoplysninger: 
Kontakt oplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Andre oplysninger som særlige opgaver i relation til museets dagligdag
• Personoplysninger, der er tillagt højere grad af beskyttelse: Ingen

Herfra indsamler vi oplysninger:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatte oplysninger ved udbetaling af løn.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Museets berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesse afvejningsreglen)
• Nødvendigt for at opfylde en aftale/kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
Formålene:
Formål med behandling af medlem/relations-oplysninger:
• Museets medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i museets aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlem/relations oplysninger på baggrund af interesse afvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af arrangementer, samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i forbindelse med museets aktiviteter, der afbilder en konkret aktivitet eller situation
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger også i en periode efter din relation til museet er udløbet
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring eller evt. andre formål uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af støtteforeningen eller driftsforeningen, som bestyrelsesmedlem, som frivillig eller som medarbejder.

Medlemmer/relation:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets/relationens ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlems- eller relations oplysninger i op til 2 år fra indmeldelse af drifts-/støtteforeningen

Bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret af virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlems oplysninger i op til 2 år fra indmeldelse. Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer/personer med relationer og bestyrelsesmedlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til data portabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontakt oplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores webside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.